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2008-07-09 | 采购与付款主要业务活动介绍
采购与付款主要业务活动介绍
1．采购
（1) 材料采购
生产部门填写请购单（一式三联），经生产经理×××签字审批。
采购部门收到请购单后，对金额在人民币×××元以下的请购单由采购经理×××负责审批；金额在人民币×××元至人民币×××元的请购单由总经理×××负责审批；金额超过人民币×××元的请购单需经董事会审批。
根据经恰当审批的请购单，采购信息管理员×××将有关信息输入Y系统，系统将自动生成连续编号的采购订单(此时系统显示为“待处理”状态)。每周，采购信息管理员×××核对本周内生成的采购订单，将请购单和采购订单存档管理，对任何不连续编号的情况将进行检查。
采购员×××根据系统显示的“待处理”采购订单信息，安排供应商发货、开具采购发票以及仓储验收等事宜。
每周，财务部门应付账款记账员×××汇总本周内生成的所有采购订单并与请购单核对，编制采购信息报告。如采购订单与请购单核对相符，应付账款记账员×××即在采购信息报告上签字。如有不符，应付账款记账员×××将通知采购信息管理员×××，与其共同调查该事项。应付账款记账员×××还需在采购信息报告中注明不符事项及其调查结果。
（2) 费用支出
需发生销售(管理)费用支出的部门填写费用申请单，其部门经理可以审批金额人民币×××元以下的费用；金额在人民币×××元至人民币×××元的费用由总经理×××负责审批；金额在人民币×××元以上的费用则需得到董事会的批准。
2．记录应付账款
（1) 材料采购
收到采购发票后，应付账款记账员×××将发票所载信息和验收单、采购订单进行核对。如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账，采购订单的状态也由“待处理”自动更改为“已处理”。
每月终了，如果采购的材料已经运达S公司，供应商已提供采购发票，但材料尚未经验收入库，则应付账款记账员×××将采购发票单独存放，待下一月份收到验收单时再按上述流程输入系统。
（2) 费用支出
发生销售(管理)费用的部门收到费用发票后，其部门经理签字确认并交至应付账款记账员×××。
辅助讲解：
应付账款记账员×××对收到的费用发票、费用申请单和其他单据进行核对，核对内容包括有关单据是否经恰当人员审批，金额是否相符等。如所有单据核对一致，应付账款记账员×××在发票上加盖“相符”印戳并将有关信息输入系统，此时系统自动生成记账凭证过至明细账和总账。
每月终了，对已经发生尚未收到费用发票的支出，S公司不进行账务处理。
（3) 核对及差异处理
辅助讲解：
应付账款记账员×××如果发现任何差异，将立即通知采购经理×××或发生费用支出部门的经理，以实施进一步调查。如果采购经理×××或发生费用支出部门的经理认为该项差异可以合理解释，需在发票上签字并注明原因，特别批准授权应付账款记账员×××将该发票输入系统。
每月末，应付账款主管×××编制应付账款账龄分析报告，其内容还应包括应付账款总额与应付账款明细账合计数以及应付账款明细账与供应商对账单的核对情况。如有差异，应付账款主管×××将立即进行调查，如调查结果表明需调整账务记录，应付账款主管×××将编制应付账款调节表和调整建议，附同应付账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务处理。
3．付款
（1) 材料采购
辅助讲解：
在采购合同约定的付款日期到期前（视付款期限而定），应付账款记账员×××编制付款凭证，并附相关单证，如采购订单、采购发票及验收单等，提交会计主管×××审批。
（2) 费用支出
辅助讲解：
申请付款时，费用支出部门需填写付款申请单，并经部门经理审批。
应付账款记账员×××收到经批准的付款申请单后，与应付账款明细账记录进行核对。如核对相符，应付账款记账员×××编制付款凭证，并附相关单证，如费用申请单、费用发票及付款申请单等，提交会计主管×××审批。
在完成对付款凭证及相关单证的复核后，会计主管×××在付款凭证上签字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。
出纳员×××根据经复核无误的付款凭证办理付款，并及时登记现金和银行存款日记账。
每月末，由会计主管×××指定出纳员×××以外的人员核对银行存款日记账和银行对账单，编制银行存款余额调节表，并提交给财务经理×××复核，财务经理×××在银行存款余额调节表中签字作为其复核的证据。
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